Why projects fail?

Você já conhece o PM Survey?

O PM SURVEY.ORG é uma pesquisa anual, organizada voluntariamente por Chapters do PMI – Project Management Institute, e conta com a participação de centenas de organizações de diversos países.

Os resultados dessa pesquisa são gratuitamente disponibilizados para toda a comunidade mundial de gerenciamento de projetos, contribuindo dessa forma para o seu desenvolvimento.

Criada no Brasil em 2003 – no Chapter Rio de Janeiro pelo voluntário Americo Pinto – a cada ano o PM SURVEY.ORG vem evoluindo na quantidade de países e organizações participantes.

Hoje, o PM SURVEY.ORG é uma das principais pesquisas disponíveis no cenário mundial sobre o tema gerenciamento de projetos, tornando-se referência para profissionais, estudantes, universidades e organizações que desejam ter um panorama de como as práticas de gerenciamento de projetos vêm sendo utilizadas em organizações em todo o mundo e quais resultados vêm sendo obtidos.

É importante ressaltar que o PM SURVEY.ORG não tem a intenção de ser uma pesquisa acadêmica. Dessa forma, seus resultados devem ser interpretados como uma indicação sobre como as organizações vêm trabalhando o tema gerenciamento de projetos, e não como um guia ou um conjunto de melhores práticas.

Esperamos que você aprecie os resultados deste trabalho voluntário que envolve dezenas de profissionais de diversos países e que tem como seu principal objetivo, contribuir para o desenvolvimento da comunidade mundial de gerenciamento de projetos.

Para conhecer mais, visite o site do PM Survey: http://www.pmsurvey.org/

PMO: rompendo o paradigma do imediatismo

Caros Leitores,

Compartilho com vocês o artigo publicado na e-News do PMI São Paulo de autoria do nosso Colaborador Francisco Iglesias.

As empresas sabem quantos projetos, mudanças e inovações estão sendo desenvolvidas dentro de suas operações? Conhecem as reais necessidades e objetivos dos projetos que desenvolvem? Analisam a viabilidade de implantação de seus projetos? Têm consciência dos impactos e complexidade dos projetos propostos? Enfim, estão fazendo as coisas certas do modo certo?

As funções do PMO, mais comumente conhecido como “Escritório de Projetos” (do inglês Project Management Office) evoluíram e este não deve ser somente mais uma entidade organizacional de suporte ao negócio através do controle de cronogramas, relatórios de desempenho, dentre outras atividades. O PMO de hoje é fundamental para o sucesso das organizações e deve prover serviços e inteligência em atividades vitais (“core”) e nas áreas de suporte à gestão. O posicionamento de um PMO deve ser coerente com os desejos e necessidades da organização, mas deve ser acima de tudo, um prestador de serviços intrínseco à ela e, como tal, sua sobrevivência e aceitabilidade dependerão da satisfação dos seus clientes e da percepção de valor dos serviços prestados, em todos os seus níveis hierárquicos.

Um PMO eficaz permite às organizações atingirem os resultados pretendidos a custos mais reduzidos, criando um elo entre a Gerência Executiva e a Gerência Funcional, viabilizando uma gestão eficaz por projeto, padrões de trabalho alinhados à Gestão de Processos, monitoramento centralizado e preciso dos status dos projetos, incremento do desempenho dos projetos e o aumento das competências em gestão por projeto. Quando bem estruturado, um PMO também ajuda a organização a vencer o mito da fiscalização e punição e aceitar que os resultados não são tão diretos e instantâneos.

No que se refere a sua aplicabilidade, o PMO é normalmente utilizado por empresas com interesse em desenvolver uma cultura de trabalho orientada à gestão por projetos, que por sua vez são cada vez mais pressionadas para lançarem novos produtos e serviços em prazos cada vez menores e buscarem o alinhamento estratégico dos projetos com os objetivos empresariais.

O estudo de benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2011 – Chapters Brasileiros mostra que 57,9% das organizações que participaram do estudo não obtiveram sucesso na implementação de um PMO devido às resistências e questões culturais. Além disso, no que se refere à percepção de valor dos PMOs por parte das organizações, o estudo mostra que 48% percebem claramente o valor gerado em todos os níveis hierárquicos, inclusive na Alta Administração. 'Fonte: PM SURVEY.ORG, Project Management Institute Chapters. Website: http://www.pmsurvey.org'.

O patrocinador do projeto de implantação de um PMO numa organização deve ser um defensor entusiasta e ATIVO do conceito das práticas-chave, respeitado e influente na empresa, profundo conhecedor da política organizacional e bom conhecedor do negócio da organização.

Somente com um tratamento adequado das necessidades da organização, investindo na mudança de cultura e criando um ambiente de colaboração e de ganhos para todos de modo democrático, é possível romper o paradigma do imediatismo e desmistificar os escritórios de projetos, pois eles, não são a salvação da lavoura.

Sobre o autor:

Francisco Iglesias Bretas é especialista em gerenciamento de projetos, planejamento e riscos. Foi nos últimos anos, responsável por mais de 20 projetos de médio e grande porte no Brasil pela Microcity Computadores e Sistemas, nas áreas de TIC - Tecnologia da Informação e Comunicação, Infraestrutura e Telecomunicações, com um portfólio de investimentos gerenciado superior a 100 Milhões de reais.

As funcionalidades do Scrum

O que é Scrum?

“Um processo Ágil ou ainda um framework para gerenciamento de projetos Ágeis. É um processo de gerência de projetos, certamente não é uma metodologia, pois isto seria pesado demais” conforme descrito por Ken Schwaber.

Principais Características do Scrum

Backlog: Lista de todas as funcionalidades a serem desenvolvidas durante o projeto, definindo as suas prioridades.

Sprint: Período a onde as funcionalidades do projeto são desenvolvidas.

Sprint Backlog: Desenvolvimento dentro da Sprint de modo a criar um produto, sempre incrementando o Backlog anterior (se existir).

Daily Scrum: Reunião diária onde são avaliados os progressos do projeto.

Scrum Team: Como é chamada a equipe de desenvolvimento do Scrum.

Scrum Máster: Responsável pelo projeto e liderar as Scrum Meetings.

O cenário para projetos

A área de projetos vem se readaptando após um período duradouro de crise global. O ambiente de insegurança e incertezas se converteu em racionalização do uso de recursos e processo decisório mais longo reduzindo grosso modo a demanda de projetos. Ao se depararem com esse novo conceito obrigaram-se as organizações a alterarem a maneira de trabalho, conforme os itens abaixo: 

• Adaptação em ambientes de mudanças volátil.
• Reduzir de forma drástica o tempo de lançamento do produto no mercado.
• Realizar pequenas entregas, reduzindo assim retrabalhos.
• A comunicação entre clientes e o grupo de projetos deve ser priorizada, aumentando a qualidade da entrega dos produtos.

O Scrum é menos desperdício de tempo

Uma parte significativa do tempo e de custos são gastos com documentação que na maioria das vezes não são realizados manutenção. O Scrum adota em utilizar apenas documentação estritamente necessária ao projeto, deixando livre para o Scrum Team decidir qual documentação utilizar. O Product Backlog é uma lista de funcionalidade respeitando as prioridades, sendo esta dinâmica acompanhando as necessidades dos clientes. Há funcionalidades de maior relevância no início de cada ciclo de desenvolvimento chamado de sprint, desta forma consegue chegar muito mais perto das reais necessidades do cliente e um período curto de tempo e de custo.

A Comunicação no ambiente Scrum

Em uma gestão de projeto não Scrum os cliente participam somente das fases iniciais do projeto o que pode comprometer os resultados, pois dificilmente atingira as suas reais necessidade. Os projetos que se adota Scrum, o Produto Owner está em contato constate com o cliente para levantar as necessidade e manter o Product Backlog atualizado. O cliente recebe novas versões periodicamente ao longo do projeto, facilitando o feedback para a equipe. A visibilidade do projeto sempre é promovida a fim de proporcionar uma melhor interação da equipe, algumas ferramentas utilizadas neste propósito estão descrita abaixo: 

• As reuniões diárias a fim de discutir o que foi realizado anteriormente e o que se irá realizar.
• Kanban demonstra todas as atividades não iniciadas, as iniciadas e as terminadas.
• A reunião de revisão demonstra ao Product Owner o que foi desenvolvido naquele sprint.

Manter uma comunicação sadia com os stakeholders do projeto é a melhor forma de gerar aumento de produtividade.

Conclusões

Neste artigo demonstramos as funcionalidades do Scrum, no qual se destaca como um dos melhores frameworks em gerenciamento de projeto, principalmente em ambiente de constantes mudanças. O cliente é uma peça chave, pois participa em todas as etapas do projeto demonstrado as necessidades e desta maneira maximizando o retorno do investimento. O Scrum funciona de maneira menos burocrática em vista de outros frameworks e desta maneira se torna mais produtivo.

Fonte: e-News do PMI São Paulo.