Por Elisangela Cristina Queiroz,
Um gerente de projeto bem sucedido é aquele que consegue
imaginar todo o projeto do início ao fim, e ter a coragem de realizar esta
visão.
Neste artigo da Lisa Ahn são identificadas as 10 regras para
fazer o projeto acontecer.
Recomendamos a leitura para todos os gerentes de
projetos que queiram aprimorar suas habilidade do início ao fim da sua gestão.
1 - Seja ágil
Metodologias tradicionais de gerenciamento de projetos estão
provando serem muito rígidas, burocráticas e demoradas para o ambiente de
negócios dinâmico. Na verdade, essas metodologias podem trabalhar contra os
departamentos de TI. Hoje, você precisa responder com agilidade ao aumento dos
problemas e mudanças. A documentação formal e os processos envolvidos na gestão
de projetos tradicional podem pesar para baixo.
2 - Não microgerenciar
Os gerentes de projetos ideais são líderes, não aberrações
de controle. Alguns gerentes de projeto podem ser excessivamente analíticos e
investir muito tempo no aperfeiçoamento de detalhes, quando deveriam realmente
se concentrar em alcançar metas e da conclusão do projeto. Gestão flexível do
projeto requer um equilíbrio de ambos o cérebro esquerdo e direito e soft
skills.
3 - Continuar a melhorar a sua prática de Gerenciamento de
Projetos
A tecnologia está sempre evoluindo para atender às novas
necessidades dos usuários. Da mesma forma, a sua abordagem para gerenciamento
de projetos deve evoluir ao lado de negócios e processos de TI. Comunique-se
com sua equipe, clientes e parceiros de negócios, de como você pode melhorar
suas práticas de gestão de projetos.
4 - Planejamento
A única atividade mais importante dos gerentes de projeto é
o planejamento. O planejamento deve ser detalhado, organizado, e requerem a
participação da equipe. E como o mundo real, os planos sempre mudam e novas
prioridades com as situações. Para isso, planejar, re- planejar, e planejar.
5 - Trabalhar com um senso de urgência
Não seria ótimo trabalhar com uma combinação ilimitada de
tempo, dinheiro e recursos? Aqui na Terra, no entanto, ter corrigido 24 horas
em uma semana de 7 dias, e nós fomos ensinados desde cedo a importância de
passar dentro de nossas possibilidades. Como os projetos são constrições com um
cronograma definido, orçamento e recursos, é de extrema importância que o
processo de projeto está constantemente sendo conduzido para a conclusão.
Atualizações regulares, reuniões e follow-ups são essenciais.
6 - Visualize e comunique todas as entregas do projeto e
atividades
Em suma, o gerente de projeto e equipe deve ter um quadro
das entregas acabadas nas mentes de todos os envolvidos. Isto guia todos na
mesma direção. Evite descrições vagas a todo custo, seja mais específico,
desenhe diagramas e fotos, e tenha certeza de que todos concordam com isso.
7 - Entregas, concluir o passo-a-passo
O pensamento de escalar uma montanha de uma só vez pode ser
incapacitante. Mas vê-la como uma sucessão de etapas e picos é menos
intimidante e mais viável. Da mesma forma, você não quer pular de um projeto
com a intenção de construir todas as entregas do projeto ao mesmo tempo.
Trabalhe em cada item passo-a-passo, as análises de processos e aprovações, e
sempre mantenha um senso de direção.
8 - Gestão de risco saudável
Atribuir um oficial de risco, que será responsável por
detectar problemas em potencial do projeto. Você quer alguém que tenha uma dose
saudável de ceticismo.
Todos os membros da equipe não devem hesitar em denunciar
problemas ou desafios.
Manter um banco de dados de risco do projeto ao vivo que
acompanha todos os problemas e resoluções.
Não fique obcecado. Avaliar os riscos não deve ser sua
prioridade principal. A última coisa que você quer é estar perdendo seu tempo e
recursos na gestão de riscos, uma vez que irá impedir que você nunca conclua um
projeto, muito menos dar-lhe a coragem para iniciá-lo. Lembre-se, você quer uma
dose saudável de gestão de risco, não um incapacitado.
9 - Comunicação aberta
A comunicação é vital em todos os aspectos do gerenciamento
de projetos. Aderir a uma política de comunicação aberta, incentivando todos os
membros para expressar opiniões e preocupações. Isso corta jogos de espera e
reduz significativamente o risco de erros, economizando tempo e dinheiro.
10 - Nunca perder de vista os 3 fatores : Tempo , Orçamento e
Qualidade
Enquanto as práticas de gerenciamento de projetos mudaram
para serem mais flexíveis e abertas, a base permanece a mesma. O sucesso do
projeto ocorre quando ele é entregue no prazo, dentro do orçamento, com um
nível de entregas que são satisfatórias para o cliente. O principal papel do
gerente de projeto é manter todos os membros da equipe ciente destes 3 grandes
fatores - Tempo , Orçamento e Qualidade.
Fonte: e-News PMI São Paulo, Setembro 2013.
Este artigo foi traduzido do original, “10 Rules of Highly
Successful Project Management”, escrito por Lisa Ahn
