Investir tempo em uma boa definição e planejamento do projeto consume muito menos tempo e esforço do que ter que corrigir os problemas quando o projeto estiver em andamento. Não é uma surpresa, que a melhor maneira para evitar este problema é fazer um bom trabalho de definição e de planejamento do projeto antecipadamente. Isto inclui:
Definição: Antes que o trabalho atual do projeto comece, certifique-se de ter investido o tempo necessário para definir os objetivos, escopo, suposições, riscos, orçamento, prazos, organização e abordagem do projeto. O gerente do projeto poderá pensar que já sabe de tudo isto. Entretanto, a finalidade deste trabalho é assegurar de que haja um consenso entre o gerente do projeto, o patrocinador e os stakeholders. Mesmo se o gerente do projeto e o patrocinador estiverem de acordo, pode haver outros stakeholders principais que tenham uma opinião diferente.
As diferenças de opiniões entre os stakeholders principais precisam ser resolvidas antes que o projeto comece e não quando já estiver em andamento.
Planejamento: O gerente do projeto deve criar um plano de trabalho (workplan) antes de começar o projeto. Isto é necessário para ajudá-lo a estimar o esforço e a duração do projeto. Também, o gerente do projeto deve ter o trabalho detalhado e planejado para os meses seguintes para assegurar-se de que os recursos do projeto serão atribuídos aos trabalhos certos uma vez que o projeto seja posto em andamento. Além disso, é muito útil ter um grupo alinhado com os procedimentos de gerenciamento de projetos que serão utilizados para gerenciar o projeto.
Estes procedimentos incluirão: como o gerente do projeto gerenciará o escopo, incidências problemáticas, riscos, comunicação, plano de trabalho, etc. Outra vez, o ponto chave é definir tudo isso antecipadamente para gerenciar com mais precisão as expectativas. Por exemplo, se você definir e obter um acordo sobre o procedimento para aprovar as requisições das mudanças do escopo, você deverá ter um trabalho muito mais fácil para gerenciar as mudanças uma vez que o projeto começar.
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