Você já participou de alguma reunião do final de projeto de um projeto que tivesse grandes problemas? Se você já participou é possível que um dos temas principais que você ouviu foi: "nós deveríamos ter investido mais tempo planejando."
Muitos gerentes de projeto acham que necessitam avançar diretamente no projeto e começar a coletar os requisitos do negócio. Eles pensam que se realizaram um bom trabalho na coleta dos requisitos estarão prontos para por o projeto em ação. Isso não é veradade! De fato, há um processo de definição e planejamento que necessita acontecer sempre antes de você começar a coletar as exigências do negócio.
Antes que o trabalho do projeto comece, o gerente do projeto deve certificar-se de que o trabalho foi compreendido corretamente e concordado pelo patrocinador do projeto e pelos principais stakeholders. O gerente do projeto trabalha com o patrocinador e os stakeholders para assegurar-se de que haja uma percepção comum entre eles sobre o que o projeto entregará, quando estará completo, quanto ele custará, quem fará o trabalho, como o trabalho será feito e quais serão os benefícios.
Quanto maior for o projeto, maior será a importância destas informações serem mapeadas formalmente e explicitamente. Todos os projetos devem começar com este tipo de planejamento antecipado para impedir futuros problemas causados por diferentes pontos de vista nos termos básicos do projeto.
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