1. Comunicação em Projetos – Visão Geral
A eficiência na comunicação em gerenciamento de projetos, identifica-se hoje como um difusor de excelência aos resultados pretendidos, cujo modo como as pessoas se comunicam e lidam internamente com a comunicação, é tarefa crucial em qualquer projeto organizacional.
Segundo o PMBOK, o plano de comunicação determina as necessidades de informação e comunicação dos envolvidos no projeto, por exemplo:
- Quem precisa de qual informação;
- Quando ela será necessária;
- Como e por quem ela será distribuída.
Um bom plano de comunicação deve também especificar métodos que permitam transmitir a informação sem ruído, de maneira clara, tendo sempre o feedback do receptor.
Os métodos tradicionais de gerenciamento de projetos, defendem um controle rigoroso e formal para a gestão da comunicação devido à sua grande importância. Em contrapartida, alguns autores defendem a simplificação dos métodos, valorizando a comunicação informal e mais direta (face a face), muito utilizada em gerencialmente ágil de projetos.
Ser ágil está intimamente relacionado à comunicação. Clientes e desenvolvedores atuam como uma equipe em sinergia e acompanham de perto o andamento do projeto, as vitórias e as dificuldades.
O objetivo deste artigo é apresentar a relevancia da comunicação em projetos que utilizam Metodologias Ágeis, mostrando boas práticas e as ferramentas de comunicação que apoiam essa metodologia.
2. A Comunicação em Metolodologias Ágeis (AM)
A comunicação é um dos valores fundamentais de Metodologias Ágeis (AM) , seria mais exato dizer, que a comunicação eficaz é a que o time do projeto considera fundamental para seu sucesso. A priori, nossa análise deve perguntar: “O que é comunicação?” . Com relação a AM, a comunicação é o ato de transmissão de informações entre os indivíduos, sendo importante sua discussão, devido a necessidade de se comunicar de forma eficiênte e eficaz.
Métodos ágeis enfatizam a comunicação em tempo real, preferencialmente face a face, a documentos escritos. É recomendável que a maioria das pessoas da equipe de um grupo ágil esteja agrupada em uma sala. Isso inclui todas as pessoas necessárias para terminar o trabalho. Um dos princípios do Manifesto Ágil, elaborado em 2001 diz que: "O método mais eficiente e eficaz de transmitir informação de, e, para dentro de uma equipe de desenvolvimento é a conversa face-a-face ."
2.1. Comunicação Eficaz em AM – Indivíduos, Interações e Valores Comportamentais
Segundo Sutherland F., indivíduos e interações são essenciais para equipes de alto desempenho. Estudos de "saturação de comunicação" durante um projeto, mostrou que, quando não existem problemas de comunicação, as equipes podem atingir resultados 50 vezes melhores do que a média da indústria. Para facilitar a comunicação, os métodos ágeis dependem de frequentes ciclos de inspeção e adaptação. Estes ciclos podem variar de poucos em poucos minutos com o trabalho em pares, a cada poucas horas com integração contínua, a cada dia com uma reunião diária de pé, a cada iteração com uma revisão e retrospectiva.
Aumentar a freqüência de feedback e comunicação, no entanto, não é suficiente para eliminar os problemas de comunicação. Estes ciclos de “inspecionar e adaptar”, funcionam bem apenas quando os membros da equipe apresentam vários fatores comportamentais chaves:
- Respeito pela dignidade de cada pessoa;
- Uso da verdade em todas as comunicações;
- Transparência de todos os dados, ações e decisões;
- Confiança em cada pessoa que vai apoiar a equipe;
- Compromisso com a equipe e com as metas da equipe.
Para promover estes tipos de comportamento, o gerenciamento ágil deve fornecer um ambiente de apoio, os treinadores da equipe devem facilitar esta inclusão, e os membros da equipe devem incorporar tais valores em seu comportamento. Só então a comunicação das equipes poderá atingir seu pleno potencial.
Direcionar a equipe para tais tipos de comportamento é mais difícil do que parece. De forma ás vezes inconsciente, a maioria das equipes evitam a verdade, transparência e confiança por causa de normas culturais, ou experiências negativas do passado onde houve conflito em comunicações. Para combater essas tendências, os treinadores de equipes ágeis, devem facilitar a comunicação construtiva e positiva, criando um ambiente de conflitos positivo, gerando oportunidades de construção e aprendizagem.
Segundo Awbler S. W., “Quando a comunicação é mais eficaz? Quando as pessoas estão dispostas a trabalhar juntas e fazer o que for preciso para fazer o trabalho”. É por isso que como princípio de metodologias ágeis, a comunicação aberta e honesta é importante, porque se você não confiar nas informações que está recebendo, e nas pessoas que as estão fornecendo então, seu objetivo de uma comunicação eficaz é perdido. O conceito de que todos podem aprender com todos, é fundamental para o sucesso, pois define uma mentalidade que permite a comunicação. - alguém que acredita que pode aprender alguma coisa com outra(s) pessoa (s) esta (ão) se comunicando de forma muito mais receptiva do que alguém que acredita no contrário. Este princípio tem suas raízes no valor AM de humildade: um valor que demonstra ser um fator de sucesso significativo para a equipe.
2.2. Tecnologias de comunicação em metodologias ágeis
Há várias opções de comunicação disponíveis, podendo-se optar pela opção de comunicação, que melhor se adequa à situação atual dentro de um projeto que utiliza uma metodologia ágil.
Por vezes, será um e-mail, em outras situações, será uma comunicação face a face, e em outras, será formalizar um documento. Além disso, é necessário utilizar os recursos de forma eficaz e prática; desta forma, sugere-se que se utilize as ferramentas mais simples.
Segundo Awbler S. W., são exemplos de tecnologias aplicadas a comunicação em projetos ágeis:
| Tecnologia |
Descrição
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Ferramentas de colaboração
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(Usadas em projetos de desenvolvimento de software) Ferramentas CASE (Computer Aided Software Engineering). Estas ferramentas permitem que vários membros da equipe trabalhem simultaneamente, em um ou mais modelos com atualizações em tempo real desses modelos
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Ferramentas de escrita colaborativa
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Ferramenta de texto que permite a vários membros da escreverem ao mesmo tempo um documento, com atualizações em tempo real
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Ferramentas de Discussão
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Ferramentas como e-mail, grupos e listas de discussão, mensagens instantâneas e salas de chat que permitem a transmissão de mensagens de texto, documentos, anexos, etc entre os membros da equipe
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Vídeo
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Uma camera e microfone no seu computador, permitindo uma conversa com vídeo entre dois membros da equipe com configurações similares
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Ferramentas de controle de versão
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(Usadas em projetos de desenvolvimento de software) Ferramenta de softwares utilizadas para o check-in / out, define e gerencia versões de artefatos do projeto.
Check-in / check-out são as atividades de inserir / remover artefatos em um repositório central, de modo a gerenciar o controle de versões e impedir que mais de um membro da equipe, altere o mesmo artefato ao mesmo tempo, garantindo a segurança do versionamento
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Ferramentas de reuniões virtuais
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Ferramentas que permitem a comunicação entre vários membros da equipe que estão em diferentes localizações físicas
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2.3. Conclusão
Este artigo pretendeu descrever algumas reconhecidas práticas que podem fornecer resultados efetivos para o processo de comunicação em projetos.
Sempre em qualquer projeto uma das grandes preocupações que deve ser considerada previamente é a comunicação entre as pessoas envolvidas. A forma e o ambiente criado para que as informações possam circular entre as pessoas de um projeto é tão importante quanto os aspectos técnicos necessários para o seu bom andamento. Entretanto, sempre é bom lembrar, que não há um guia perfeito ou um conjunto de regras capaz de garantir que a comunicação seja tão ágil quanto esperamos. Os aspectos psicológicos envolvendo o modo como cada pessoa se comunica com as outras nos permite um amplo cenário para que novas experiências sejam postas em prática e posteriormente avaliadas.
Um processo robusto de gerenciamento das comunicações de um projeto fornece as ligações críticas entre as informações que são necessárias para comunicações bem-sucedidas. Os comunicadores eficazes possuem sempre como objetivo compartilhar informações e compartilhá-las com qualidade.
Em geral as metodologias ágeis objetivam aumentar a qualidade de comunicação e colaboração através de métodos repetitivos de inspecionar e a adaptar ciclos. Segundo Sutherland, J “no entanto os ciclos de inspeção e adaptação funcionam apenas quando os líderes ageis incentivam o conflito positivo que é necessário para construir uma base sólida de verdade, transparência, confiança, respeito e compromisso em suas equipes ágeis.”
A metodologia Agile sugere uma forma diferenciada de comunicação, seguindo um princípio de comunicação aberta e honesta. Metodologias ágeis facilitam o compromisso, incentivando as equipes a criar uma lista conjunta de prioridades, gerenciar seu próprio trabalho, se concentrar em melhorar suas práticas e apreender com o outro.
O veículo para tudo isso é uma comunicação livre, positiva e construtiva.
