Estou de volta!!!

Caros leitores,

Depois de duas semanas intensas, de muito trabalho e viagens, estou de volta!!!

Voltarei a atualizar o nosso blog com mais frequência e no mês de Outubro, me dedicarei a compartilhar com vocês artigos sobre metodologias ágeis de gestão de projetos.

É um tema que estou muito interessado e tenho feito muitas pesquisas...

Abraços!

Provérbios sobre Gerenciamento de Projetos - X

A empresa só te paga para trabalhar, quando você fica nervoso isso é de graça.

Por que nossos projetos falham? Alguns pontos para reflexão

A maior parte dos projetos não falha por problemas técnicos, mas por falta de comunicação, de metas, de liderança, de orçamento adequado, de previsão. Resumindo: deficiências gerenciais.

Quando o assunto é gerenciamento de projetos, muitos são os fatores que merecem atenção dos profissionais cuja responsabilidade é gerenciar. Para se chegar a bons resultados é preciso combinar processos bem estruturados, comunicação eficiente e uma administração profissional.

Como resultado, devemos interpretar a execução dos trabalhos dentro do prazo estabelecido e sem estrapolar o orçamento aprovado. Tudo isso, através da redução dos riscos – já que eliminá-los nem sempre está ao nosso alcance – e da garantia da qualidade do que será entregue no término do projeto.

Grande parte dos projetos falha por dois motivos principais: problemas técnicos e problemas gerenciais. Porém, a incidência de problemas gerenciais supera em muito os fatores técnicos quando conclui-se a respeito das causas de fracassos em projetos.

Ricardo Viana Vargas, um dos mais notáveis especialistas sobre gerenciamento de projetos no Brasil e no mundo, aponta como as principais causas da obtenção de maus resultados em projetos os seguintes pontos:

• Os objetivos e metas são mal estabelecidos ou não são suficientemente compreendidos por toda a equipe do projeto. Comunicação é fundamental.
• Não é dada devida atenção para a complexidade;
• A quantidade ou dimensão das atividades não é balanceada com o prazo para entrega;
• Os aspectos financeiros não são analisados como deveriam;
• As ferramentas de controle adotadas não são adequados para o gerenciamento;
• Falta de liderança e gerenciamento;
• Treinamento ou capacitação inadequados da equipe;
• Identificação incorreta das necessidades de pessoal, equipamentos e outros recursos para execução das atividades; e
• As expectativas do cliente são diferentes das identificadas para o projeto.

Observando os tópicos destacados acima, certamente identificaremos a presença de alguns deles no decorrer da nossa trajetória profissional. Em torno destes pontos, podemos concluir que a ausência do papel do gerente ou líder de projeto e a adoção de metodologias inadequadas para execução e gestão influenciam diretamente nos resultados dos projetos em que trabalhamos.

Metodologias ágeis são hoje uma excelente opção para gerenciamento de projetos. Para o mercado de software existem diversas opções, como por exemplo, Scrum e XP, que vêm contribuindo para o sucesso de muitos projetos e modificando o cenário das empresas onde são aplicadas.

Além disso, o gerente ou líder de projetos pode aprofundar seus estudos através do PMBOK, um documento bastante detalhado sobre melhores práticas para gerenciamento de projetos de qualquer natureza e dimensão, elaborado e difundido pelo Project Management Institute (PMI), órgão internacional que desenvolve a área de gerenciamento de projetos em todos os cantos do globo.

Como finalizar um projeto?

Depois do planejamento e da execução vem o fechamento. Se este não for bem gerenciado, pode acontecer um final não tão feliz como poderia ter sido. Veja alguns procedimentos úteis.

A etapa final da condução de um projeto é geralmente negligenciada pela maioria das empresas. Ao aproximar-se o término dos trabalhos os membros da equipe vão sendo desligados e alocados em outras atividades; além disso, existe a tendência natural de "relaxamento" com a falta de exigências de prazos que a etapa de execução vinha demandando.

Esse tipo de situação pode acontecer também quando o projeto é desenvolvido por um fornecedor externo contratado. Em ambos os casos essa situação deve ser evitada a qualquer custo. Para isso, considere os seguintes procedimentos:

Fornecedor externo. No caso de um fornecedor externo é sempre bom que todas as entregas parciais estejam definidas desde o início, de preferência no contrato. Desta forma fica fácil para a empresa contratante identificar quais são os pontos ainda não cumpridos ou entregues. Essa definição clara é importante também para o prestador de serviços e evita interpretações erradas sobre os ?deliverables? do projeto por parte do contratante. Ao final do projeto basta realizar uma checagem de tudo o que foi definido em contrato e verificar se existem pendências.

Aceites parciais. O método de aceites parciais por entrega é o mais indicado para evitar surpresas ao final do projeto, pois força que as pessoas responsáveis pela aprovação do projeto estejam cientes do que está sendo entregue. Não importa se o projeto é realizado internamente na organização ou por uma empresa contratada.

Histórico. Um ponto muito importante é organizar a "memória do projeto", ou seja, a organização de toda a documentação do projeto, de forma a compor uma biblioteca de referência futura. Aqui entram todos os documentos de escopo, especificação funcional, cronograma, documentos de aprovação e tudo o mais que foi utilizado no projeto.

Uma última recomendação bastante valiosa (ainda que um pouco fora do padrão oficial de documentação de projeto): que o gerente de projetos organize uma forma de obter de toda a equipe envolvida diretamente no projeto um feedback a respeito do processo.

Este registro pode ser via um documento padronizado onde todos coloquem suas impressões sobre os pontos fortes para o sucesso do projeto, as principais razões de atrasos, as recomendações para melhoria do processo etc.

O fundamental aqui é recolher todas essas opiniões e sintetizar um documento que podemos chamar de "lições aprendidas". Este deve ser compartilhado em reunião com todos os membros do time e compor a pasta de documentação final do projeto. As lições aprendidas servem como base de referência em projetos futuros.

Autor: Darcio Vilela - Diretor da JP7, atua em planejamento e gestão de projetos online.